Общие положения

Документы изготовленные в одной стране и предназначенные для практического использования в другой стране необходимо легализовать (подтвердить подлинность имеющихся на документах подписей).

Консульская легализация официальных документов - это процедура подтверждения действительности оригиналов официальных документов или заверение подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных заверять подписи на документах, а также действительности оттисков штампов, печатей, которыми скреплен документ. При этом консул не несет ответственности за содержание документа.

Любые документы могут быть заверены нотариусом, Министерством юстиции, Министерством иностранных дел, Министерством образования Украины, консулом иностранного государства или иным органом в зависимости от степени важности того или иного документа или специальных требований к нему.

Консульская легализация необходима для стран, не присоединившихся к Гаагской конвенции и для стран, которые высказали возражение против присоединения Украины к Конвенции (Германия). На сегодняшний день Бельгия признала украинский апостиль, то есть отменена консульская легализация. В ближайшем будущем ожидается признание присоединения Украины к Гаагской конвенции и Германией.

Документы, подлежащие легализации

Перечень документов, которые обычно подлежат легализации:

• свидетельство о рождении, браке, разводе, смерти;
• справки о браке, о семейном положении;
• образовательные документы (аттестаты, дипломы, дополнения к ним, академические справки);
• свидетельства об изобретениях;
• медицинский сертификат;
• справки трудового и прочего характера.

Легализации не подлежат:

• документы и акты, которые противоречат законодательству Украины или могут по своему содержанию причинить вред интересам Украины, или содержат сведенья, которые порочат честь и достоинство граждан;
• оригиналы, копии и фотокопии паспортов, военных билетов, водительский прав удостоверений личности, трудовых книжек (если вам понадобились сведения о вашей работе, вам необходима легализация справок с каждого места работы), нормативно-правовые акты и разъяснения по их применению;
• документы, выданные органами и должностными лицами с превышением их полномочий.

Процедура легализации

1. Документ удостоверяется Министерством юстиции Украины;
2. Заверяется в Министерстве иностранных дел Украины;
3. Консульство той страны, где предполагается использование документа. (Производится в форме удостоверительной надписи консула).

Для оказания услуги по легализации документов нам необходимы:

• оригинал документа;
• доверенность на нашего специалиста (данные Вы можете узнать написав нам письмо pereklad@ya.ru).

Правила оформления документов для действия за границей

Подлинники документов должны быть:

• составлены на бланках учреждений /или иметь угловой штамп/;
• прошиты, если они составлены на нескольких листах и скреплены печатью;
• содержать расшифрованные должности и подписи;
• иметь исходящий номер, дату выдачи, печать учреждения.

Все документы РАГСа (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о смерти, справка о семейном положении, справка о браке и др.), после их получения, должны быть заверены в отделе РАГСа областного управления юстиции. Примите во внимание, что все документы выданные до 1991 г. обязательно должны быть заменены на документы нового образца.

Повторное свидетельство о рождении можно получить в отделе РАГСа по месту регистрации рождения, свидетельство о браке - в РАГСе по месту регистрации брака, справку о семейном положении - в РАГСе по месту проживания.

На справке из ЖЭКа должно стоять две подписи: начальника ЖЭКа и паспортистки, а также штамп и печать ЖЭКа (общая, а не "Для справок"), дата выдачи и номер справки.

В решениях суда обязательно указывается номер дела, дата выдачи и в конце документа фраза о том, где находится оригинал дела.

Нотариально заверенные заявления - разрешения на вывоз ребенка, должны быть адресованы в Посольство иностранного государства (а не начальнику ОВИРа или Посольству Украины за рубежом).

Внимательно просмотрите документы, на них не должно быть каких-либо исправлений и подтирок.

Документы для заключения брака с иностранцем

Каждая страна имеет свои требования к документам для заключения брака между иностранцами. Но как правило, это такие документы:

• свидетельство о рождении;
• справка о семейном положении;
• справка с места жительства.

Если Вы ранее были в браке, то дополнительно необходимо:

• справка о браке;
• свидетельство о расторжении брака или решение суда (если расторжение брака проводилось в судебном порядке);
• свидетельство о смерти (если была смерть супруга).

Если Вы планируете забрать с собой детей, то дополнительно легализируется:

• свидетельство о рождении ребенка;
• нотариальное заявление (разрешение) одного из родителей на выезд ребенка за границу.

В некоторых странах обязательным документом для заключения брака является справка о несудимости.

Документы, необходимые для получения образования

Каждое учебное заведение выдвигает собственные требования по предоставлению документов, но, как правило, это:

• если у Вас высшее образования:
  • свидетельство о рождении;
  • аттестат о среднем образовании;
  • диплом о высшем образовании;
  • выписка из зачетной ведомости с оценками и прослушанными часами (если в вашей выписке не проставлены прослушанные часы, то вы должны обратится в архив Вуза с просьбой о выдачи Вам архивно-академической справки);
  • справки об окончании аспирантуры.
• если у Вас неоконченное высшее образование:
  • свидетельство о рождении;
  • студенческий билет;
  • архивно-академическую справку с указанием количества прослушанных часов.

Следует иметь в виду, что у каждой страны требования к документам, их перечню и порядку оформления разные, поэтому, в любом случае, необходимо уточнять данную информацию.

Документы для трудоустройства за рубежом

Каждый работодатель выдвигает собственные требования по предоставлению документов, но, как правило, это:

• свидетельство о рождении;
• документы об образовании / среднее, высшее /;
• дипломы, свидетельства, сертификаты и т.д. (о дополнительном образовании по специальности);
• характеристики, рекомендательные письма, грамоты;
• трудовые книжки;
• справка о не судимости;
• справки о состоянии здоровья.

Документы коммерческого характера

К документам коммерческого характера относятся:

• уставные документы;
• банковская документация;
• коммерческие предложения;
• доверенности;
• контракты;
• деловая переписка;
• финансовая документация;
• бухгалтерская отчетность.

Документы нестандартного образца должны:

• быть составлены на бланках учреждений /или иметь угловой штамп/;
• быть прошиты, если они составлены на нескольких листах и скреплены печатью;
• иметь расшифрованные должности и подписи;
• иметь исходящий номер.

Нормативные акты

• Гаагская конвенция
• Инструкция о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом